Merkblatt: Elektronische Rechnungen (E-Rechnung)

Stand: 07/2026

Hintergrund

Zum 01.01.2027 wird die elektronische Rechnungsstellung für unsere Unternehmesgruppe gesetzlich verpflichtend. Ziel ist die Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen.

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML).

Im Unterschied zu einer reinen PDF-Datei kann sie automatisch, also ohne manuelle Dateneingabe, verarbeitet werden.

Was bedeutet das für Sie?

Der Gesetzgeber verpflichtet Sie, E-Rechnungen zu empfangen. Für die anschließende Prüfung benötigen Sie entweder einen PDF-Reader (für ZUGFeRD-Rechnungen) oder ein System zur Verarbeitung von XML-Daten (für die automatisierte Prüfung von XRechnungen).

Die Formate im Überblick

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Sie unterscheiden sich hauptsächlich in der Lesbarkeit und der Art der Verarbeitung.

ZUGFeRD

• Hybridformat: PDF + eingebetteter XML-Datensatz
• Für Menschen direkt lesbar (PDF)
• Für Systeme automatisch verarbeitbar (XML)
• Versand der Rechnung per E-Mail
• Besonders geeignet für den schrittweisen Einstieg
  

XRechnung

• Reines XML-Format
• Kein direkt sichtbares Layout
• Für automatische Verarbeitung optimiert
• Versand der Rechnung per E-Mail
• Zusätzlich erhalten Sie in der E-Mail als Service die Rechnung als PDF-Datei zur reinen Ansicht

Übertragungswege der Rechnung

E-Mail

• Versand von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen

PEPPOL

• Internationales Netzwerk für den sicheren Austausch von E‑Rechnungen
• Standardisierter Übertragungsweg
• Rechnungen werden direkt zwischen Systemen übertragen (kein E-Mail-Versand)
• Eindeutige Adressierung über eine PEPPOL-ID
• Nutzung erfolgt über zertifizierte Dienstleister